Ondokuz Mayıs Üniversitesi (OMÜ) Rektör Yardımcısı ve Kalite Koordinatörü Prof. Dr. Vedat Ceyhan, OMÜ'nün 2017 yılında başlattığı kalite güvence sistemi çalışmaları hakkında bilgi vermek ve Bilgisayar Uygulamaları Araştırma ve Uygulama Merkezi (BAUM) tarafından geliştirilen “Bilgi Yönetim Sistemi”ni tanıtmak amacıyla II. Kalite Elçileri Toplantısı düzenledi.
Uzaktan Eğitim Merkezi (UZEM) Konferans Salonu'nda gerçekleşen toplantıya; “Kalem” yazılımını kullanarak veri girişlerini gerçekleştirecek kalite elçilerinin tamamı katıldı.
Kalite elçileriyle yapılan toplantıları çok önemsediğini ifade eden Rektör Yardımcısı ve Kalite Koordinatörü Prof. Dr. Vedat Ceyhan "Daha önce de bir araya geldik fakat bugün kalite sürecinde birkaç adım daha atmış bulunmaktayız. İnşallah bundan sonra adımlarımızı sıklaştıracağız. Bu toplantıda size vermek istediğimiz bir takım mesajlar var. Mesajlardan ilki; Üniversitede kurumsal veri toplamakla ilgili. Bir iletişim hattı açılmışsa bunun merkezinde Kalite Koordinatörlüğü var. Yani birimlerimiz herhangi bir veri paylaşacaksa 2019 yılının Ocak ayından itibaren veri girenlerin tek muhatabı Kalite Koordinatörlüğü olacak. Bizim de bu konudaki tek muhatabımız, buradaki kalite elçilerimiz. Bu nedenle sizler çok önemli bir görev üstleniyorsunuz. Diğer bir mesaj ise aramızdaki iletişimi kolaylaştıracak bir yazılım düzenlememiz ve belli bir noktaya getirmemiz. Bu toplantımızın ana teması da bu yazılım. Toplantının sonunda da bu yazılım sayesinde aramızdaki iletişimin nasıl kurulacağı konusunda bir bilginiz olacaktır.” dedi.
Kalite yönetim sistemi ve süreçleri hakkında bir de sunum yapan Kalite Koordinatörü Prof. Dr. Vedat Ceyhan "Üniversitelerin eğitim-öğretim, araştırma-geliştirme, toplumsal hizmet ve yönetimsel destek süreçleri olmak üzere 4 alanda görevi var. Bizler madem bu görevleri yerine getiriyoruz; bunu belirli bir kalite seviyesinde ve iyi yapmalıyız. Yaptığımız işlerden herkes memnun olsa bile hâlen daha iyi yapabileceğimiz şeyler var. Bu nedenle Üniversite olarak bir strateji planı hazırladık. Bir yılın sonunda sonuçlarını görerek üzerinde tartışabileceğiz.” ifadelerini kullandı.
İlgili birimlerden verileri toplamakla görevli kalite elçilerine verdikleri önemin altını çizen Prof. Dr. Vedat Ceyhan sözlerine şöyle devam etti: "Kalite Koordinatörlüğü olarak bizim bu süreçteki görevimiz de stratejik plana dikkat ederek bir eylem planı yapmak. Eylem planını da süreç geri beslemelerine, iç kontrole ve her türlü bilgiye bakarak yapacağız. Eylem planına göre de bütçe ve personel ayarlayacağız. Kurmaya çalıştığımız yapı budur.”
Kalite sürecinin anahtar kavramının uygunsuzluk kavramı olduğuna işaret eden Vedat Ceyhan "Uygun olmayan hizmet, uygun olmayan ürün ve şikâyetler bizim için çok önemli. Bir yerde bir birim hata yapıyorsa tespit edildiği anda Kalite Koordinasyonunun haberi olması gerekiyor. Çünkü hemen harekete geçmek çok önemli. Hata, anlaşıldığı anda düzeltilir. Eğer hata çok sık tekrarlanıyorsa sistemde hata vardır ve düzenleyici, önleyici uygulama yapılır. Hata yapılmıyorsa da birimin performansını daha da yukarı taşımak için iyileştirme yapılır. Birimde risk faktörü varsa da risk önleyici tedbirler alınır. Siz kalite elçilerinden isteğimiz; birimlerinizdeki hataları, düzeltmeleri, riskleri bildirmeniz. Böylece ben de raporlayarak çalışmalarıma katabilirim." şeklinde konuştu.
Üniversitenin bilgisayarla ilgili tek yetkili birimi olan Bilgisayar Araştırma ve Uygulama Merkezi (BAUM) ile ilgili bilgi de veren Ceyhan "BAUM; birimlerle bizim aramızdaki iletişimi sağlayacak 'kalem' adını verdiğimiz yazılım programını geliştirdi. Bu yapıyla veri girişini sağlayacaksınız. En geç 15 gün içinde de yeni stratejik planımızın mevcut durumunu ve önümüzdeki yılın tahmini değerlerini girmenizi sağlayacağız." dedi.
Doğru veri girmenin önemine de değinen Prof. Dr. Vedat Ceyhan, yanlış verinin yanlış analiz ve yanlış sonuç doğuracağına dikkat çekerek şöyle devam etti: "Veri toplamakta zorlanabilirsiniz ama başarmak zorundayız. Bu süreçte sıkıntı yaşayabilirsiniz, teknik sorunlarla karşılaşabilirsiniz ama bu sorunları aşacağız ve pes etmeyeceğiz. 6 ay içinde bu sorunların üstesinden geleceğiz ve birimlerimiz de bu kültüre alışmış olacak. Birimlerimizin göstergelerini tek tuşla ulaşabilir hâle getireceğiz.”
Rektör Yardımcısı ve Kalite Koordinatörü Prof. Dr. Vedat Ceyhan'ın sunumunun ardından BAUM personeli Abdullah Dağlı, "NOKUL Kalem" başlıklı bir sunum yaparak yazılım programını kalite elçilerine tanıttı.
Üniversitede kullanılan yazılım programlarının merkezîleşmesi için NOKUL adında bir proje başlattıklarını kaydeden Abdullah Dağlı, BAUM olarak öncelikli amaçlarının OMÜ'deki personelin; tek bir kullanıcı adıyla tüm yazılımları kullanarak her işini halletmelerini sağlamak olduğunu belirtti. NOKUL'un bir entegre program olduğunu söyleyen Dağlı, 'kalem'in bu programın içindeki yazılımlardan biri olduğunu sözlerine ekledi.
Kalite Koordinatörü Prof. Dr. Vedat Ceyhan, BAUM personelleri Abdullah Dağlı, Emre Demir ve Ayşe Begüm Topyıldız'ın katılımcılardan gelen soruları yanıtlamasıyla II. Kalite Elçileri Toplantısı sona erdi.
DİNLE