Ondokuz Mayıs Üniversitesi (OMÜ) Personel Daire Başkanlığı İnsan Kaynakları Biriminin, üniversite personeline yönelik düzenlediği "Elektronik Belge ve Arşiv Yönetim Sistemi (EBYS) Ortak Klasör Oluşturma Eğitim Programı”, Uzaktan Eğitim Merkezi (UZEM) Konferans Salonu'nda gerçekleştirildi.

Üniversite Hizmet İçi Eğitim Yönergesi kapsamında düzenlenen programa; personelin yanı sıra Personel Daire Başkanlığı Şube Müdürü Cengiz Çelik ile Evrak Arşiv Şube Müdürlüğü personeli Hüseyin Erişgin ve Gökhan Göçmez eğitmen olarak katıldı.

“Hizmet içi eğitimlerle kalite sürecine katkıda bulunmayı amaçlıyoruz”

Programın açılış konuşmasını yapan Personel Daire Başkanlığı Şube Müdürü Cengiz Çelik, hizmet içi eğitimleri düzenlerken Maliye Bakanlığının tasarruf tedbirlerini dikkate aldıklarını hatırlatarak şöyle devam etti: “Bu eğitim programlarıyla amacımız; Üniversitemizde çalışan personelin bilgi, beceri ve kendi alanlarındaki etkinliklerini arttırmaktır. Bunun yanı sıra çalışanların ödev ve sorumluluklarını hatırlatmayı, yönetimde ve uygulamada birlikteliği sağlamayı da hedefliyoruz. Ancak hepsinin üzerinde, Üniversitemizin misyonunu ve vizyonunu personelimize benimseterek uzun zamandır üzerinde çalışılan kalite sürecine de katkıda bulunmayı amaçlıyoruz.”

“EBYS tasarruf ve evrak kontrolü açısından son derece önemli”

EBYS’nin; Üniversitenin belge ve bilgi alışverişinin elektronik ortama aktarılmasını ve bu bilgilerin internet üzerinden anlık yönetilmesini sağlayan bir sistem olduğunu açıklayan Şube Müdürü Cengiz Çelik “EBYS, hem kurum içi ve kurum dışı yazışma süreçlerini standart hâle getiren hem de kağıt, toner, fotokopi gibi harcama kaynaklarının kullanımını minimuma indiren bir sistem. EBYS’nin bir uzantısı olan Kayıtlı Elektronik Posta Sistemi (KEP) de yasal olarak geçerli ve teknik olarak güvenli elektronik posta sistemi olarak kullanılmaktadır. Kısacası EBYS, bir evrağın nerede ve kimde olduğu bilgisini çalışana sunarak güvenli ve kontrollü bir şekilde saklanmasını sağlamaktadır. Dolayısıyla bizler içim son derece önemli olan bu sistemin eğitimi için EBYS alanında en yetkin çalışanlarımız sizleri bilgilendirecek.” dedi.

“Hizmet içi eğitimlerin daha iyi ve daha nitelikli olması için çalışıyoruz”

Sundukları imkânlarla eğitim programının gerçekleşmesine katkı sunan, başta Rektör Prof. Dr. Sait Bilgiç olmak üzere tüm emeği geçenlere teşekkür eden Cengiz Çelik “Hizmet içi eğitim standartlarının, her geçen gün daha iyi ve daha nitelikli olması için çalışıyoruz. Bu sebeple program öncesinde EBYS ile ilgili mevcut bilginizi anlamak için, program sonrasında da sunumun ne kadar etkili olduğunu değerlendirmek için 4 soruluk testler hazırladık. Böylece hizmet içi eğitimlerin faydasını istatiksel olarak belgelemiş olacağız.” şeklinde konuştu.

Üniversite personelinin test sorularını yanıtlamasının ardından başlayan eğitim programında Evrak Arşiv Şube Müdürlüğü personeli ve EBYS yöneticileri Gökhan Göçmez ve Hüseyin Erişgin; “Gezinme Alanı Kullanımı”, “EBYS Ortak Klasör Oluşturma”, “Uygulamalı Klasör Kopyalama ve Taşıma” konularında sunum yaparak katılımcılardan gelen soruları cevapladı.

Program sonunda yapılan bilgi ölçme ve değerlendirme testiyle eğitim programı sona erdi.